Успішний перехід до гібридної моделі роботи став важливим викликом для UKRSIBBANK BNP Paribas Group, який оптимізовував офісний простір. Цей кейс демонструє, як Банк у співпраці з технологічними партнерами Span та Yarooms знайшов рішення, що не лише відповідає сучасним вимогам до організації робочого середовища, але й значно покращує досвід співробітників.
UKRSIBBANK BNP Paribas Group – один із найбільших банків України та входить до міжнародної Групи BNP Paribas. 60% акцій належить міжнародній BNP Paribas Group – лідеру зі сталого фінансування у Європі, 40% акцій – ЄБРР. Банк є стабільним фінансовим партнером, який пропонує сучасний та надійний банкінг за підтримки провідної європейської групи, дбає про клієнтів і працівників, сприяє зміцненню української економіки, позитивно впливає на розвиток суспільства.
ВИКЛИК
Банк відкрив три офісні локації в Києві після реновації і змінив підхід до організації робочого місця співробітника згідно з концепцією номадизму (кочівництва). Ця концепція передбачає надання працівникам більшого рівня свободи у виборі зручного місця для роботи, що в свою чергу дозволяє гнучко адаптувати робочий процес під власні потреби та відчувати себе максимально комфортно. Співробітники можуть користуватись будь-яким робочим місцем, приміщенням або обладнанням у межах оновлених офісів. Відповідно, Банк потребував рішення для управління офісним простором, яке б автоматизувало процес бронювання та забезпечило прозорий доступ до інформації про доступність приміщень.
«Після впровадження гібридного формату роботи ми потребували сучасне рішення для організації і використання офісного простору. Шукали комплексний підхід, який би відповідав нашим високим стандартам і мав потенціал для масштабування та інтеграції з екосистемою Microsoft», розповідає начальник Департаменту нерухомості UKRSIBBANK BNP Paribas Group – Ірина Змій.
Впровадження системи бронювання робочих місць YAROOMS з інтеграцією Microsoft 365 для гібридного офісу
В якості інструменту реалізації проєкту Банк обрав сервіс бронювання робочих просторів YAROOMS. Технологічним партнером виступила компанія Span. Безумовним результатом успішно реалізованого проєкту стало поглиблення експертизи Банку і сертифікованого партнера Microsoft – компанії Span в частині впровадження сервісу YAROOMS і створення інструменту, який повністю відповідає потребам сучасного гібридного офісу.
Для зручності використання сервіс YAROOMS було інтегровано з вже існуючим програмним середовищем Microsoft, що дозволило співробітникам працювати з системою бронювання безпосередньо у звичній для них програмі Microsoft Teams. Зручність і простота використання сервісу YAROOMS надали додаткову гнучкість у плануванні робочого дня – співробітники можуть легко забронювати необхідний простір та підтвердити свою присутність буквально в кілька кліків.. Функція інтерактивної мапи поверху значно спростила командну роботу, зробивши прозорим розташування колег в офісі. Завдяки цьому співробітники можуть легко знайти потрібних людей та організувати спільну роботу.
Особливо корисною виявилася можливість для адміністраторів сервісу Банку централізовано керувати всіма трьома локаціями і робочими просторами в них через єдиний інтерфейс, а для співробітників – бачити доступність робочих місць, та необхідного обладнання на них у будь-якому з офісів та обирати найзручніший варіант. Працівники використовують свої стандартні облікові записи з багатофакторною автентифікацією для входу до платформи YAROOMS, що усуває необхідність запам'ятовувати додаткові паролі, при цьому всі зміни з Active Directory автоматично реплікуються в YAROOMS. Також значним досягненням стала інтеграція YAROOMS із поштовим сервісом Microsoft Outlook, яка забезпечила єдину точку управління бронюванням просторів: резервування, створене в Outlook, миттєво відображається в YAROOMS і навпаки.
Автоматизація бронювання робочих місць: система управління офісом з аналітикою для гібридного офісу
Впровадження YAROOMS дозволило Банку здійснити перехід від централізованого адміністрування робочих місць до автономного планування співробітниками з можливістю самостійно бронювати робочі простори оновлених офісів.
Ключовим елементом проєкту стала тісна співпраця технічної команди Span із розробником YAROOMS та ІТ-департаментом Банку для реалізації адаптованих під потреби замовника доробок до специфічних потреб фінансової установи. За спільним запитом виробник системи впровадив ряд унікальних модифікацій, які Span успішно інтегрував у середовище замовника: автоматичну синхронізацію карток користувачів з Active Directory, гнучку систему розподілення користувачів по групах із призначенням керівників та ролей відповідно до організаційної структури, нові типи шаблонів для комунікації та українську мову інтерфейсу, що суттєво покращило взаємодію співробітників із системою.
При цьому керівники команд зберегли повний контроль та прозорість щодо присутності співробітників в офісі. Вони мають доступ до статистики заповнення робочих просторів у реальному часі та можуть використовувати розширену аналітику, яка відображає: середній рівень використання офісних просторів, кількість підтверджених та пропущених бронювань; статистику використання різних типів приміщень та інше.
Автоматизація процесу управління робочими просторами не лише оптимізувала використання офісних приміщень, але й значно покращила досвід співробітників, надавши їм зручний інструмент для планування робочого дня в офісі.
"Адаптація YAROOMS для великого українського банку з європейськими стандартами стала для нас цікавим викликом. Ми реалізували гнучкі адаптовані під замовника рішення. Завдяки професійній взаємодії з технічними командами UKRSIBBANK та Span вдалося швидко інтегрувати всі необхідні функції. Особливо приємно бачити, як наша платформа створила гнучке робоче середовище з автономією для працівників та потужною аналітикою для керівництва", - Дженіфер Родус, віце-президент з продажів для регіонів EMEA/APAC, компанія YAROOMS.
