З переходом на гібридний формат роботи компанії все частіше звертаються до систем бронювання робочих місць. За прогнозами аналітиків, світовий попит на таке програмне забезпечення збільшиться вдвічі – зі 100 млн доларів у 2023 році до 200 млн доларів у 2030 році. Це свідчить про зростаючу потребу бізнесу в інструментах для управління офісними просторами та адаптації до гнучких форматів роботи.
В умовах війни українські компанії переглядають підходи до організації офісного простору. Окрім впровадження гібридного формату роботи, зростає попит на системи контролю відвідувачів та інструменти оптимізації витрат на оренду. Компанії шукають рішення, які дозволять ефективно планувати робочий графік співробітників, забезпечать безпеку офісу та допоможуть раціонально використовувати орендовані площі.
Про особливості сучасних систем управління офісом поговоримо з Олександром Хрокало, експертом Span Україна з діджитал-трансформації робочих просторів. Обговоримо переваги нової для українських споживачів платформи YAROOMS, яка пропонує комплексне рішення для планування гібридного формату роботи, контролю доступу, оптимізації офісних приміщень та багато інших корисних інструментів.
*Олександре, що собою представляє платформа YAROOMS та на які саме її функції варто звернути увагу українським компаніям при виборі системи управління офісним простором?
YAROOMS — це комплексна платформа для управління робочими просторами, яка допомагає бізнесу ефективно організовувати та оптимізувати використання офісних приміщень. Платформа є простою зручною та зрозумілою для користувачів, вона легко інтегрується з вже існуючими корпоративними системами.
Серед ключових інструментів платформи, які вже успішно використовують українські компанії, хотів би виділити 3 найбільш затребувані функції:
1. Планування гібридного графіку роботи
YAROOMS пропонує гнучку систему управління офісним простором з можливістю налаштування під потреби компанії. Користувачі можуть планувати робочі дні, встановлювати обмеження на відвідування офісу та налаштовувати доступ до ресурсів відповідно до ролей. Система дозволяє контролювати відвідувачів через параметри авторизації на рецепції.
Функціонал бронювання включає інтерактивні мапи для вибору місць та зручний пошук за часом і критеріями (тип місця, обладнання). Платформа універсальна - дозволяє резервувати не лише робочі місця та переговорні кімнати, але й паркомісця та інші ресурси компанії.
Платформа забезпечує оновлення інформації про доступність робочих місць у режимі реального часу. Співробітники миттєво бачать вільні місця та можуть їх бронювати, а менеджери отримують актуальні дані про використання робочого простору. Це допомагає уникнути подвійних бронювань та оптимізувати використання офісу.
2. Управління потоками відвідувачів офісних приміщень
Система управління потоками відвідувачів у YAROOMS допомагає організувати процес входу та перебування гостей в офісі, роблячи це зручно та безпечно. Відвідувачі можуть попередньо реєструватися, отримувати автоматичні запрошення з інструкціями, а також проходити перевірку особи або документів на рецепції, відповідно до встановлених правил авторизації.
Ця система підвищує безпеку офісу через кілька ключових аспектів: контроль доступу, обмежуючи переміщення відвідувачів; автоматичний реєстр для відстеження відвідувань; швидка ідентифікація за допомогою QR-кодів, що знижує ризик несанкціонованого доступу; і аналітичні інструменти, які дозволяють компаніям оцінювати потоки відвідувачів і оптимізувати безпекові процеси на основі отриманих даних.
3. Аналіз використання робочих просторів
YAROOMS надає всебічну аналітику, що дозволяє компаніям краще розуміти, як використовується їхній робочий простір. Наприклад, система відстежує частоту використання робочих місць, переговорних кімнат і зон спільного користування, що допомагає визначити, які зони використовуються найбільш ефективно, а які можуть потребувати оптимізації. Статистика бронювань надає інформацію про те, скільки часу проводиться в офісі, які робочі місця найбільш затребувані. Ще одна важлива складова — це моніторинг присутності співробітників, особливо в умовах гібридної роботи. Це дає можливість компаніям краще планувати простір, аби уникнути перевантажень або недовикористання орендованих приміщень. Аналітичні дані також включають оцінку використання обладнання та інших ресурсів, що дозволяє ефективніше розподіляти їх відповідно до потреб. Отже платформа надає дані для обґрунтованого прийняття рішень щодо розширення чи скорочення офісних площ, максимізуючи використання наявних ресурсів.
*Олександре, Ви вище зазначали, що платформа інтегрується з вже існуючими корпоративними системами компаній. Що саме Ви мали на увазі? Та які інтеграції є найбільш популярними серед українських замовників?
YAROOMS легко інтегрується з популярними офісними інструментами: календарями (Google Calendar, Microsoft Outlook), комунікаційними платформами (Slack, Microsoft Teams) та системами управління. Це оптимізує робочі процеси, запобігає подвійному бронюванню та спрощує впровадження системи, оскільки користувачі працюють у звичних для них інструментах.
В Україні велика кількість компаній використовують екосистему Microsoft, тому інтеграція з Microsoft Office 365 та Azure є одним з ключових запитів від замовників. Бізнес хоче отримати максимально зручне рішення для співробітників - щоб вони могли бронювати робочі місця безпосередньо через звичні Outlook або Teams, не переключаючись між різними системами. Також для служб безпеки та ІТ-відділів важливою є можливість керування доступами через Azure Active Directory та наявність безпечного входу через SSO. Це значно спрощує адміністрування системи та підвищує рівень захисту корпоративних даних.
*Чи підходить YAROOMS лише великим корпораціям, чи також середньому та малому бізнесу? Для компаній якого розміру та специфіки система буде найбільш оптимальною?
Серед наших успішних впроваджень YAROOMS в Україні - компанії з різних секторів бізнесу та різних масштабів. Наприклад, один з провідних українських банків завдяки впровадженню YAROOMS зміг оптимізувати використання офісних приміщень та значно скоротити витрати на оренду. Система допомогла проаналізувати реальну завантаженість робочих місць, виявити незадіяні зони та ефективно організувати простір відповідно до потреб співробітників.
В свою чергу, невеликий дилерський центр успішно використовує YAROOMS перш за все для організації гібридного формату роботи. Платформа дозволила налагодити чітку систему змін, коли частина співробітників працює з офісу, а частина - віддалено, забезпечуючи при цьому безперебійність бізнес-процесів.
Тож я би не сегментував за сферою діяльності чи масштабом бізнесу. YAROOMS стане ефективним рішенням для будь-якої компанії, яка прагне автоматизувати управління офісним простором, впровадити гібридний формат роботи, оптимізувати робочі процеси та забезпечити належний рівень безпеки для співробітників.
*Які особливості ліцензування YAROOMS варто враховувати ІТ-менеджерам при впровадженні системи?
Розпочну з того, що YAROOMS пропонує гнучку модель ліцензування, яка починається від 200 USD на місяць. Система масштабована і підтримує до 50 точок на карті - це можуть бути робочі столи, переговорні кімнати, паркувальні місця чи інші локації, при цьому кількість користувачів не обмежується.
Важливо, що різні рівні ліцензій передбачають різні можливості інтеграції. Базова версія включає синхронізацію з календарями Microsoft або Google. Бізнес-версія додатково підтримує інтеграцію з Microsoft Teams, Google Meet та Zoom. А на рівні Enterprise доступна повна інтеграція з Azure AD, Google Cloud та відповідними сервісами AWS.
*Безпека даних - одне з найважливіших питань для українських компаній сьогодні. Олександре, як YAROOMS забезпечує захист корпоративної інформації?
Всі дані зберігаються на серверах Microsoft Azure в Нідерландах, що забезпечує відповідність європейським стандартам захисту даних. Додатково система захищена від DDoS-атак за допомогою CloudFlare, що гарантує безперебійну роботу сервісу навіть в умовах кібератак. Виробник приділяє значну увагу регулярному оновленню системи безпеки - всі оновлення відбуваються автоматично і включені в базову підписку. Це забезпечує постійний захист від нових видів загроз та вразливостей.
*Яким чином українські компанії можуть протестувати функціонал YAROOMS?
Компанія Span, будучи партнером YAROOMS, пропонує 14-денний пробний період, протягом якого українські організації можуть самостійно протестувати всі необхідні функції платформи. Також, Span експерти проводять за запитом демонстрації системи, де детально показують її можливості та відповідають на всі питання щодо впровадження та використання. Для цього достатньо написати запит на адресу: info.ua@span.eu.
