9 липня 2026 року Міністерство юстиції України видало Наказ № 1860/5 "Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи" (далі – "Наказ"), який набрав чинності. Наказом затверджено 42 примірні форми та описи форм типових документів для організації юридичними особами діловодства та документообігу. Серед них значну частину становлять документи, що стосуються кадрового адміністрування та оформлення трудових відносин.
Основні положення
1. Наказом затверджено примірні форми ключових кадрових та організаційних документів, зокрема штатного розпису, організаційної структури юридичної особи, положення про структурний підрозділ, посадової та робочої інструкцій, колективного договору, графіка відпусток, наказів та інших документів, які необхідні для господарської діяльності підприємств.
2. Зауважимо, що примірна форма колективного договору передбачає не лише традиційні розділи щодо організації праці, оплати праці, робочого часу та охорони праці, а й положення щодо недискримінації, інклюзивності, заходів із запобігання та протидії мобінгу (цькуванню), а також психосоціальної підтримки працівників.
3. Наказом також затверджено примірні форми найпоширеніших кадрових наказів (розпоряджень), зокрема щодо:
- прийняття на роботу;
- переведення (переміщення) працівника;
- звільнення з роботи;
- надання відпустки;
- відрядження;
- оголошення догани;
- атестації працівників;
- заохочення (нагородження, преміювання);
- встановлення доплат та надбавок.
4. Крім того, затверджено низку допоміжних кадрових документів, серед яких заяви працівників, графік відпусток, службові, доповідні та пояснювальні записки, характеристики, автобіографії та подання.
5. Кожна форма супроводжується окремим описом, який містить структуру документа, склад реквізитів, порядок підписання, погодження, реєстрації та ознайомлення працівників із відповідними документами.
Додаткова інформація
Наказ не встановлює нових обов'язків для роботодавців, а затверджені форми мають рекомендаційний, а не обов'язковий характер. Водночас використання уніфікованих форм може сприяти зменшенню ризику формальних помилок під час оформлення кадрових та організаційно-розпорядчих документів, тому їх можна використовувати як орієнтир при підготовці відповідних документів.
Рекомендуємо ознайомитися з повним текстом Наказу, а також оцінити необхідність приведення кадрових документів підприємства у відповідність до затверджених Наказом примірних форм.
